Time- og generel tidsregistrering på medarbejdere – er GULD værd i alle virksomheder.

For de fleste virksomheder er det utrolig vigtigt at have tidsregistrering / timeregistrering i selve virksomheden, og dermed fokusere på tiden der nu engang bliver brugt på medarbejderne. Det er vigtigt at tage tid på sine opgaverFordelene ved tidsregistrering er store, og det kommer vi til at gå igennem – så læs endelig videre. Det er mega spændende og kan betyde en hel del for den enkelte virksomhed. Tid er ofte den ressource som en virksomhed har mindst af. En medarbejder har jo kun omkring 160 timer om måneden. Det kan derfor være ganske svært og alligevel vigtigt at holde styr på og måske indføre en tidsregistrering / timeregistrering, så man bedre kan se hvad alle medarbejderne har lavet i den tid, de har været på arbejde. Nogle medarbejdere og chefer vil mene, at tidsregistrering på deres medarbejdere vil være en form for overvågning. Det er det måske også, men det er derimod også dokumentation for, hvad der er foretaget af medarbejderne i arbejdstiden igennem en digital timeseddel. Der kan være modvilje i nogle virksomheder på at lave forskellige former for tidsregistrering. Det giver dog en hel masse benefits også og i mange tilfælde gladere medarbejdere. Mon ikke det alligevel er en win win situation for dig? Tid er en begrænset ressource, derfor mener jeg at det er vigtigt at vide, hvad denne ressource er blevet brugt på ved at bruge timeregistrering. Vi har jo allesammen kun 24 timer i døgnet. De fleste menige ansatte arbejder gennemsnitlig 7,4 timer om dagen – 5 dage om ugen. Det gør, at det er ret vigtigt at holde styr på, hvad den ressource nu er blevet brugt til.

Et digitalt stempelur til timeregistrering som er kendt fra industrien

Man kan starte med at registrere, hvornår medarbejderne møder på arbejde, og hvornår de forlader arbejdet. Det giver mange benefits for det giver rutiner, der skal overholdes og det sætter i mange tilfælde et ønske eller krav til medarbejderne når der laves timeregistrering om, at man skal tænke sig lidt om:
  • Hvornår møder man på arbejde?
  • Hvor meget arbejde udfører man?
  • Hvor ofte møder man på sit arbejde?
Man kan gøre ligesom i Modified, hvor vi har flekstid – og alligevel flere typer timeregistrering. Det er en interessant ting at finde ud af, hvornår folk reelt set har været der i de 37/39 timer, som de jo får løn for. Det er desuden også en fordel for medarbejderne langt hen af vejen at de kan følge med i de registrerede timer. De kan med egne øjne se, hvor meget overarbejde de har haft eller hvor mange timer, de mangler at indhente. webbureau viborgDet er også dejligt for teamet at at have et godt overblik over igennem deres timeregistrering  – om de er i over- eller underskud. Er de i underskud er det selvfølgelig vigtigt at indhente de timer, men er de i overskud, kan de vælge at holde fri for den ekstra tid eller at få pengene udbetalt.

Tidsregistreringen skaber et langt bedre overblik for medarbejderne og ledelsen.

I Modified har vi lavet det, man kalder et “Dashboard”. Her kan man som team eller leder løbende logge ind og se på timeregistreringen:
  • Hvor meget tid medarbejderne er fremmødt.
  • Hvornår de er mødt (altså hvad tid på dagen).
  • Hvor meget man selv er i underskud eller overskud.
Man kan dermed som leder få et ret godt overblik over, om en eller flere medarbejdere i en periode begynder at møde senere, i og med at de laver løbende tidsregistrering. Måske har en enkelt medarbejder problemer i privatlivet, eller det kan indikere, at vedkommende måske har det skidt på arbejdspladsen? Derfor ser jeg det faktisk også som en indikator, der kan hjælpe firmaet med at se, om der er noget galt i god tid. Det er altid godt at få rettet op på noget, der ikke fungerer – og gerne før korthuset vælter. Som jeg tidligere har nævnt har vi flekstid i Modified, og det er rigtig vigtigt, at folk har den frihed til at møde, hvornår de vil, det hjælper timeregistreringen os med. Dog viser det sig, at de fleste alligevel faktisk møder ind omkring ved 8 tiden og går omkring ved 16 tiden. Der kan selvfølgelig være nogle tidspunkter, hvor det er nødvendigt, at man arbejder på en kunde i en weekend på kontoret eller, at man laver en release eller noget andet. Den overtid skal de naturligvis også have afspadsering for eller, hvad de nu vil. Det kan man så selvfølgelig også se i timeregistrerings systemets “dashboard”. Vi har i Modified ikke ekstra overbetaling, når medarbejderne arbejder i weekenderne, fordi vi jo netop har flekstid, og ofte sker det fordi medarbejderen har lyst til at arbejde den dag – for det giver en mulighed for, at man kan føle sig langt mere fri i sin dagligdag. Det giver derfor også en langt større medarbejdertilfredshed i virksomheden at indføre timeregistrering. Man kunne eventuelt lave det i andre virksomheder, hvor man gerne vil køre med ekstra overbetaling, at man automatisk får 2-3 gange så stor en faktor, hvis man arbejder over, eller hvis man arbejder en speciel tid på døgnet eller ugen. Essensen er at det er helt op til det enkelte firma at vurdere og definere, hvad deres regler inden for overtid er når de laver en tidsregistrering i virksomheden.

Øget mulighed for afspadsering når du registrerer tid.

FamilietidTidsregistrering skaber en øget mulighed for medarbejderne, i den sammenhæng at de kan se i systemet, at de har en del timer i overskud. De ved Modified der har overskud af timer har mulighed for at bruge det til afspadsering, som de så kan holde sammen med deres familier. Timerne der er registreret, og som er i overskud kan dermed deles med 7,4, og dermed fremgår det, hvor mange dage de i princippet kan holde fri/afspadsere. Man kan selvfølgelig også få det udbetalt hvis man har meget opsparet tid. I Modified slipper vi dermed for timesedler, manuel timeregistrering og derefter indtastning i et andet IT system. Her taster folk en forholdsvis simpel firecifret kode, der fortæller systemet, at de er mødt ind på arbejdspladsen. Vi har derudover lavet et lille system, hvor vi kan overføre over/underskudstimer i timeregistreringen til næste år. Det vil sige, at hos ved i Modified blev alle under/overskudstimer overført den 01. januar 2018. Det betød, at alle kunne se, om de havde timer til gode, eller om de lige skulle arbejde lidt ekstra, fordi de var bagud i timer. Det giver nemlig et rigtig godt overblik med sådan et timeregistrerings system. Det kan som tidligere nævnt give et godt billede af, om medarbejderne møder til tiden,og om de rent faktisk nyder deres arbejde og passer deres opgaver.

Tidsregistrering skaber forøget tilfredshed i virksomheden.

Alle vores medarbejdere i Modified er rigtig glade for denne ordning, hvor de bare kan stemple ind og lave deres timeregistrering. “Fint nok jeg kan vise for ledelsen, at jeg har været her – Jeg kan også se, at jeg har haft flere timer i en længere periode, derfor har jeg lige pludselig timer til gode”. Firmatilfredshed med tidsregistreringDe fleste medarbejdere – ja faktisk alle sammen ser det som en positiv ting, at man skal registrere sin egen tid. Den eneste der ikke gør det, jeg kan ligeså godt feje for egen dør, det er mig selv. Jeg er faktisk ikke særlig god til timeregistrering, fordi jeg nok vil blive skræmt over, hvor mange timer jeg egentlig selv er på arbejde. Under alle omstændigheder så bliver de fleste mennesker glade, når de kan se, jamen fint nok “Jeg har gjort min pligt – jeg har registreret mine 37/39 timer, og derfor kan jeg med sindsro tage hjem”. Derfor mener jeg at tidsregistrering et rigtigt godt værktøj når det bruges rigtigt, netop fordi alle tydeligt kan se, hvor mange timer, der er fremmødt. Timeregistrerings systemet fortæller dig alt selv om der er over- eller underskudstimer, det er da smart!

Mindre mistanke til teamet om at de slacker den eller bevidst snyder virksomheden.

Før vi fik systemet introduceret så følte jeg personligt på et tidspunkt, at medarbejderne altid mødte for sent eller en enkelt medarbejder altid mødte for sent og gik for tidligt (jeg timeregistrering i starten mine observationer i et Excel ark – men glemte det så selvfølgelig alle de dage hvor medarbejderen mødte rettidigt). Det skete over 3-4 dage, hvor denne enkelte medarbejder tydeligvis havde noget, som han skulle nå. Jeg hev ham derfor til side og spurgte ham egentlig bare om: “Hvorfor er det, at du altid slacker den?” “Hvorfor er det,at du altid møder for sent?” ”Vi bytter meget lige for lige -dine timer for virksomhedens penge, og hvis du vil have din løn, så er du nødt til at møde op.” Essensen af det hele er, at den her medarbejder besluttede sig simpelthen for, at det gad han simpelthen ikke høre på. Da han jo er udvikler, så udviklede han dermed selv et timeregistrerings system, som vi kunne lave logging i. Så kunne der ikke være nogen tvivl om, hvornår folk kom og gik i firmaet. Fordelene ved timeregistrering er enorme Jeg har efterfølgende haft det rigtig rigtig dejligt inde i mig selv. Jeg kan se, at det er en stor fordel, at vi får lavet de her timeregistreringer. Jeg har ingen mistanke til mit team mere. Jeg kan altid se, om de er mødt op, og om de har afsonet vores byttehandel eller, om de ikke overholder deres forpligtelser. Jeg sidder som leder, og det er med stor tilfredshed, at jeg kan gå ind i timeregistrerings systemet og se, at jeg ikke har nogen grund til at mistænke mine folk på nogen måde. Men for at være helt ærlig tjekker jeg faktisk ikke den her tidsregistrering mere, måske fordi mine medarbejdere ved, at jeg har det som et værktøj. Det sker den 1. januar hvert år, at jeg så tager summen af timeregistreringen, og så tager vi det op, hvis der er noget, der ikke stemmer. Min medarbejderrepræsentant tjekker så nok timeregistreringens systemet lidt oftere, hvor hun også går ind og ser på, om folk nu er tilfredse og glade for at være her.

Konsulenters tidsregistrering.

Næsten alle konsulenthuse sælger tid eller ydelser. Uanset hvad så er det vigtigt at vide, hvilke kunder der trækker mest tid ud. Hvis det er, som i Modified, hvor vi sælger tid og fakturere tiden løbende, er det rigtig vigtigt for kunden at vide, om ens projekt måske løber af sporet. Her kan man med tidsregistrering, som konsulentvirksomhed bevise, at man reelt set har brugt tiden på kunden. Vi skriver simpelthen alt ind i systemet, så kunden kan se, hvad der er blevet lavet. Nogle gange har man estimeret et projekt til at tage 25 timer, og så viser det sig, at det har taget 30 timer. Kunden vil måske ikke betale det, derfor er det rigtig dejligt at have noget dokumentation på igennem timeregistrering, hvorfor tiden er blevet brugt. Det kan jo sagtens være kunden løbende har skrevet og kommet med nye ting – som ikke var med i estimatet fra begyndelsen. Når det kommer til stykket, så er der rigtig mange kunder, der er glade for det her system.

Tidsregistrering forbedre kundetilfredsheden, da kunde live kan følge med i forbruget

Timeregistrering for Konsulenter og deres tidsregistreringSom nævnt, så er det rigtig rigtig tilfredsstillende for kunden, at de kan følge med i deres timeforbrug. Faktisk så kan de i Modified følge med i forbruget live time for time når vi nu registrerer vores timer, så de kan se: “Fint nok fra kl. 9-10 blev der arbejdet på min lille bitte opgave, og jeg kan se, at Christian sidder og arbejder på den her opgave nu. Derfor er det nok lige nu, at jeg skal tage fat i ham”. Vores kunder kan løbende følge med i vores forbrugslogin,hvor det fremgår, hvad der bliver lavet på deres opgaver. De har deres eget login, og så fungerer det bare derfra. Alt det der bliver lavet for kunden skal nemlig skrives ind. Når man har denne tidsregistrering på den enkelte kunde, så er det meget nemmere at tage pengene for det, man laver. I vores tilfælde fakturerer og tidsregistrer vi kun hver halve time, derfor er der ikke ret meget at gøre med – modsat i andre virksomheder der faktureres hver løbende time eller hver løbende 2-3 time. Det er ikke bare sådan, at man bare starter en tid i en halv time, og så sidder man og slacker den (f.eks. slapper af og ser videoer) 1,5 time et andet sted. NEJ! Her er det faktisk ned til hver halve time, og derfor er det altså også rigtig vigtigt, at alting bliver timeregistreret.

Tidsregistrering skaber højere ansvarlighed fra teamet og tiltro til teamet.

Medarbejdere føler et meget højere ansvar, når de skal logge deres tid. De skal rent faktisk vælge kunden og skrive ind i systemet, hvad de har arbejdet på for kunden(minimum 20-30 ord.) Har de kun arbejdet en halv time, er det selvfølgelig ikke så nødvendig at skrive så meget ind om, hvad der er lavet, som hvis der er arbejdet 6 timer. Det giver jo ret god mening. Det er en dejlig ting, at medarbejderne er langt mere ansvarlige overfor, hvad der bliver lavet. De viser faktisk en udpræget ansvarlighed samt beskriver detaljeret hvad der er lavet i tidsintervallet. Teamet har beskrevet det enkelte projekt ned i detaljer, og det gør det meget nemmere for andre udviklere, som skal overtage kunden, hvis en medarbejder bliver syg. Så har man mulighed for at se, hvad der er lavet, og hvilken dialog der har været med kunden.

Medarbejdertilfredshed er indbygget i vores system.

Udover det så har vi også lavet noget, der hedder en smiley ordning. Det er lidt ligesom de her smileyer, der eksempelvis er på Elgigantens butikker.
Tidsregistrering, timeregistrering og medarbejdertilfredshed

Tidsregistrering og medarbejdertilfredshed kan skabes igennem en smileyordning som vi har indbygget i vores eget system.

Hvor glad har du været for din handel i dag?!” Det samme har vi integreret ind i vores system. Så kan man gå ind og sige: “Hvordan har denne kunde været at arbejde på?!” Nogle kunder er ikke særlige behagelige at arbejde med. De skælder ud på vores medarbejdere. Det er heldigvis kun nogle enkelte kunder, der er sådan. Det er ikke særlig tilfredsstillende og det kan jeg ikke acceptere.

Den vigtigste ressource jeg har i min virksomhed er mine medarbejdere.

Timeregistrering og Automation. Vi laver blandt andet automatiske digitaliserede systemerHvis jeg accepterer, at en kunde løbende resulterer i, at en medarbejder laver sure smileys, så er der noget, vi skal have kigget på. Jeg går ud og snakker med medarbejderen om de negative hændelser med kunden. Medarbejderen svarer måske: “Han/hun skælder altid ud, ”Han/hun er aldrig tilfreds”. Så kan det godt være, at jeg lige bør ringe til kunden og træne dem lidt, så kunden lærer at tiltale vores medarbejdere, som den ressource de er – eller som slut resultat opsige den kunde. Vi er naturligvis alle kun mennesker, og det hjælper altid at tale pænt. Det giver en større tilfredshed hos vores medarbejdere og vores kunder. Kunderne kan ikke se den her smiley ordning, men det kan ledelsen se internt – dermed har vi også en “smiley list score” på alle kunder, der synliggør hvor dejlig vedkommende er at arbejde med.

Mulighed for uge mails der automatisk sendes til kunden med tidsforbruget

Fordelen ved registrering af tid på konsulenter er også, at vi nemmere kan gå ind og sige: “Vi har lavet det her på den her kunde, og det skal kunden selvfølgelig have af vide”. Derfor sender vi hver fredag kl. 20 en uge mail ud til kunden, hvor vi beskriver, hvad vi har arbejdet på. Det gør, at kunden har nemmere ved at se, om det pågældende projekt der er i gang kører helt af sporet, inden vi arbejder i en forkert retning. Kunden har herefter 3 dage til at sende os en mail på en mail til ledelsen om, at det her skal vi ikke arbejde videre med. Det gør det nemmere for os, fordi vi så ikke risikerer at arbejde i den forkerte retning på en kunde. Jeg ser det som en meget stor fordel, fordi vi (både kunde og os) rent faktisk kan gå inde og sige stop, inden vi har fået lagt 70 timer i et projekt, som er i den forkerte retning i forhold til formålet. Kunden ser ikke altid det, vi laver før, at vi skal til at offentliggøre det. Hvis vi har arbejdet i den forkerte retning i længere tid – måske fordi vi har fået en for tynd kravspecifikation, som vi ikke selv har været med til at udarbejde, så kender vi ikke helt 100 % det projekt. Vi tilbyder derfor en et dags workshop, hvor vi kan lære at forstå tankerne bag systemet fuldstændig for 10.000 kr. Hvis folk vælger at få det udviklet af os, og projektet er over 100 timer, så er den her workshop gratis, hvis vi får lov til at lave den. Der er mange der siger: “Nej det skal vi ikke have alligevel,vi skriver bare lige selv en lille bitte A4 side”. Det resulterer så derfor ofte i, at de her små projekter kan løbe mere af sporet. Derfor er denne uge mail(fredag) utrolig vigtig, så kunderne kan se, hvad der bliver lavet. Der findes MANGE virksomheder der tilbyder tidsregistrering som en ret dyr betalt service – men vi udvikler det HELT fra bunden – så det passer til DIN virksomhed.