Start ud med det basale i dit nye driftssystem

Mange tror i dag, at man som virksomhedsejer skal betale flere 100.000 kroner for, at få special udviklet et driftssystem til deres forretning.

Det er bare ikke helt sandheden!

Vi har eksempelvis en kunde, som startede småt med IT udvikling, dengang han startede sin virksomhed op.

Han havde fundet ud af, at han gerne ville have lavet et system, som passede præcis til de behov, han havde.

Det var en meget smart løsning i stedet for et standard system, som kunne have begrænsninger.

Derfor fik han special udviklet sit eget system, som han i dag stadig bruger, og som driver hans forretning.

Han valgte at få det udviklet i små bidder af gangen, hvilket så gjorde, at han til sidst stod med et færdigt system, der er tilfredsstillende for ham.

Igen så behøver det ikke at koste en formue at komme i gang.

I det følgende afsnit vil vi prøve at beskrive, hvordan du kan starte dette op.

Hvem kan bruge et driftssystem?

Det kan alle virksomheder.

Men vi vil prøve at give et eksempel her.

Hvis du f.eks. har en gartnervirksomhed, hvor du både har dine egne ansatte, men også bruger samarbejdspartnere er dette en rigtig god ide.

Et godt sted at starte er at få lavet et system, hvor alle kan få et login til. Det skaber tryghed.

Det kan opdeles i brugerniveau, hvis du ikke mener, at alle personer skal se lige meget af systemet.

Når du så får en ny kunde, er der en fast skabelon for hvilke oplysninger, som du skal indtaste i systemet.

Det kan være oplysninger som:

  • Virksomhedens navn
  • Adresse
  • Tlf. nummer
  • CVR nummer
  • Osv.

Derudover skriver du også ind, hvis kunden har nogle specielle krav, som er nødvendige for de udekørende medarbejdere at vide.

Det skal være nemt for de udekørende medarbejdere

Når dine medarbejdere eller samarbejdspartnere skal ud til en opgave, skal de logge ind i systemet.

Driftssystemet skal være nemt for udekørende medarbejdere

Her finder de kundens informationer, adressen osv. og kan læse, hvis der er nogle specielle hensyn, de skal tage.

Når medarbejderen har udført opgaven, skal han/hun ind og krydse af, at opgaven er udført.

Når det er gjort, får kunden og administrationen en notifikation på SMS eller e-mail om, at opgaven er udført.

Det er med til at minimere spildtid og fejlkommunikation.

Det skaber desuden glade kunder og tilfredse medarbejdere.

Få et samlet overbik

Når administrationen skal i gang med at fakturere, kan der laves så de kan filtrere efter dato. Så kan de se, hvor mange opgaver, der er lavet den pågældende måned.

Det er en simpel måde at sortere opgaverne på, og på sigt kan der laves en integration til jeres økonomisystem, så det bliver mere automatisk.

Det er en ting, som vi selv har fået lavet i vores backend system, så det tager minimal tid at fakturere vores kunder.

Her er det nogle enkelte tryk på nogle knapper, og så ligger det i Dinero og er klar til at blive sendt ud.

KISS = Keep It Simple Stupid

Sådanne systemer bliver ofte overkompliceret.

Det handler om at skære ind til benet. Hvad er det, som i gerne vil have, og hvad skal det kunne.

Når I har fået den første del op at køre, kan I altid udvide systemet og få tilføjet flere funktioner.

Det er noget, som vi vil prøve at skrive om i næste indlæg.

Her vil vi f.eks. komme ind på:

  • Fakturering
  • Timeregistrering
  • GPS styring
  • Osv.

Vi kommer snart med et nyt blogindlæg som handler mere om hvad næste skridt kan være.