Tidsregistrering på kørende medarbejdere

Det er rigtig vigtigt at registrere tiden på kørende medarbejdere.

Det kan være fra at man sætter sig ind i bilen – man når sin position – man har været ude ved kunden og lave noget 1 time og 15 minutter – til man sætter sig ind i bilen og er hjemme igen.

Der skal selvfølgelig registreres tid for det,  for ellers kan du ikke fakturere den.

Det er forskelligt, hvordan man som virksomhed fakturere kørte kilometer, tidsforbrug i bilen og tidsforbrug hos kunden.

Registrering inkl. GPS placering

Når man har udkørende medarbejdere, så er det ret vigtigt at vide, hvor medarbejderne har været henne.

Der kan være kunder, der siger, at din medarbejder ikke har været hos dem til den tid, der er angivet.

I dette tilfælde er det en god dokumentation at have, hvis man selv kan påvise, at GPS signalet har sagt noget andet.

Medarbejderen kan have siddet i bilen på adressen og dokumenteret, hvad han/hun har lavet for kunden.

Det er vigtigt at kunne bevise, at medarbejderen har ret til at opkræve den regning, der bliver opkrævet.

Man kan bevise sin færden forholdsvis simpelt med en web app eller en webside. Her kan vi godt finde nogle GPS locations, selvom de ikke er specielt præcise.

Vi (Modified Solutions) har bl.a. udviklet en app, der hedder: “Mit Fund.dk”, hvor man kan registrere sine metaldetektorfund.

Vi har også udviklet en anden app, der hedder “Forsvundet nu”, hvor 100.000 af folk går rundt og leder efter forsvundne personer.

De her apps er lavet udelukkende for at gøre noget for udsatte mennesker og museer.

Det er nogle dyre apps at få udviklet, men det er noget, som kan lade sig gøre.

De kan bruges til registrering af medarbejderne, når man har dem til at køre rundt, men det bedste vil være, at man kunne gøre det via websites i stedet for, fordi det så bliver langt billigere.

Det er nemmere at fremvise kørsel og transport, når man bruger GPS placering

Hvis man vælger at bruge tidsregistrering inkl.GPS, kan man løbende, måske hvert 5-10 minut forespørge på GPSen og fremvise i hvilken retning, man har kørt.

Så kan man se, at medarbejderen ikke har holdt på eksempelvis en tankstation og spillet enarmet tyveknægt i mange timer, hvor det har været på kundens regning.

Det er ikke for at overvåge medarbejderen, men for at bevise over for kunden, at man rent faktisk har været på farten.

Det kan godt være, at man har siddet i en kø eller lign.

Det er ikke noget, der nødvendigvis skal vises til kunden, men noget som ledelsen har mulighed for at gå ind og kigge på, hvis det skulle være nødvendigt.

Nu er vi ude i noget, der ligner overvågning, men det er jo for at bevise, at medarbejderen har kørt til den pågældende kundes adresse og kørt tilbage til firmaet igen.

Det er en ret vigtig detalje.

Det er udelukkende for at dokumentere og vise hvilken rute, der er kørt. En anden fordel er, at man bedre kan beregne sin egen transporttid.

Transporttiden kan nu lettere beregnes

Især på Sjælland er kødannelser et udbredt fænomen.

Derfor er det faktisk lidt svært  at bevise, at man evt. har været på farten i 1 time, hvis der kun har været 10 km.

Her i Jylland vil det måske have taget 30 min. at køre de der 10 km ved kødannelse- og måske endda kortere tid.

Når man kan vise, at man har bevæget sig, så kan man også bevise, at man har holdt i en evt. kø.

En transporttid der er overdrevet lang, som kunden betaler for, har vi faktisk mulighed for at dokumentere.

Fordelen er, at man ca. kan beregne, hvis man eksempelvis skal til Knudshoved, og man ved, at der plejer at være kø, så ved man også, at man skal beregne længere transporttid.

Det er en fordel, fordi man kan gå ind og sige til kunden-”Jeg kan godt være der mandag kl.9, men så skal jeg køre kl.7”. Det er jo så grundet den længere transporttid, som forventes på denne strækning.

Man kan ret simpelt udregne distancen mellem 2 punkter ved at bruge Google Maps API´en

Nogle virksomheder registrerer også kørselsregnskaber, så de sender en regning på kørte kilometer til kunden.

Her er det vigtigt, at man kan angive, hvor mange kilometer der er kørt.

Så kan man lave den lidt lavere end det, Google Maps siger.

Lad os sige at der er 7,4 km. til et sted ifølge Google Maps. Vi sætter den til 7 km. Dvs. 14 km frem og tilbage, så bliver kunderne glade, og du får stadig pengene for din kørsel.

Når vi laver de her 2 positioner, fordi vi kender adresserne fra Google Maps API´et, så gør vi kunderne glade, når vi tager lidt mindre km end det, der reelt er kørt.

En anden ting er, hvis det har taget de 1,5 time at køre denne kortdistance. Kunden kan så se at vi ikke har løjet i forhold til antal km. Det hele bliver troværdigt.

Konklusionen

Uanset hvordan du forholder dig til tidsregistrering – om du mener, at det er overvågning eller for at skabe et overblik, så er tidsregistrering altid en fordel for alle virksomheder.

I vores virksomhed er det en stor fordel og vi benytter det hver dag.

Vi ved, at der er en større udfordring i nogle tilfælde, men vi kan altid bevise vores ting med dokumentation.

Derudover er der følgende fordele:

• Vi kan forsvare, hvad vi har brugt tiden på.
• Vi bruger ikke overdreven tid på nogle opgaver.
• Vi kan bedre holde styr på tingene med tidsregistrering.

Det er meget vigtigt for os, at vi ved, at vores medarbejdere møder ind til rette tid, og at de er der i den tid, de er ansat til.

Det er også ret vigtigt for os at se, at medarbejderne har det godt, og om de er tilfredse med de kunder, som de arbejder på.

Tidsregistrering har været en klar vinder i vores virksomhed.

Vi vil faktisk påstå, at alle virksomheder burde have en eller anden form for tidsregistrering til fremmøde i deres virksomhed.

• Er det en produktionsvirksomhed – hvornår møder folk så på arbejde?
• Er det en konsulentvirksomhed – hvornår arbejder du på kunder?

For os vil det altid være noget, som vi anbefaler som noget af det første, når vi skal digitalisere en virksomhed.

Du er meget velkommen til at tage fat i os for at høre hvad vi evt. kan hjælpe jer med!